Den Personalbedarf berechnen, ist ein zentraler Aspekt der Personalplanung und entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Mit einer präzisen Berechnung stellen Sie sicher, dass stets ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um betriebliche Ziele zu erreichen.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die notwendigen Formeln, hilfreiche Rechner und anschauliche Tabellen zur Ermittlung Ihres Personalbedarfs.

Personalbedarf Rechner: Jetzt alle Kennzahlen ermitteln

Personalbedarfsrechner

Eine stark vereinfachte aber dafür schnellere Berechnung findest du hier

Berechnung des Personalbedarfs – 6 Schritte

1: Planungshorizont definieren

In diesem ersten Schritt legen wir fest, für welchen Zeitraum – kurz-, mittel- oder langfristig – der Personalbedarf berechnet werden soll. Diese Entscheidung basiert auf den strategischen Unternehmenszielen und ermöglicht eine zielgerichtete Personalplanung, die sich an den zukünftigen Anforderungen orientiert.

2: Aufgabenbereiche festlegen

Es ist essentiell, die verschiedenen Tätigkeitsbereiche innerhalb des Unternehmens genau zu definieren. Hierzu führen wir detaillierte Gespräche mit den Fachabteilungen, um die spezifischen Anforderungen und den Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern zu ermitteln. Dies bildet die Grundlage für eine präzise und bedarfsgerechte Personalplanung.

3: Einsatzbedarf und Reservebedarf ausrechnen

Der Einsatzbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter für die täglichen Aufgaben erforderlich sind.

\(Einsatzbedarf = \frac{\text{Arbeitsmenge} \times \text{Arbeitszeit}}{\text{Regelarbeitszeit}} + \text{Reservebedarf}\)

Zusätzlich kalkulieren wir den Reservebedarf, um unvorhergesehene Ausfälle, wie Krankheits- oder Urlaubszeiten, abzudecken. Diese Berechnungen sind entscheidend, um eine kontinuierliche Produktivität zu gewährleisten.

\(\text{Verteilzeitfaktor} = \frac{\text{Fehlzeiten}}{\text{tatsächliche Arbeitstage}}\) \(\text{Reservebedarf} = \text{Einsatzbedarf} \times \text{Verteilzeitfaktor}\)

4: Bruttopersonalbedarf berechnen

Der Bruttopersonalbedarf ergibt sich aus der Summe von Einsatz- und Reservebedarf. Diese Kennzahl gibt uns einen Überblick über die insgesamt benötigte Anzahl an Mitarbeitern, um alle betrieblichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

\(\text{Bruttopersonalbedarf} = \text{Einsatzbedarf} + \text{Reservebedarf}\)

5: Fortgeschriebenen Personalbestand ermitteln

In diesem Schritt berücksichtigen wir alle geplanten Zugänge und Abgänge innerhalb des Unternehmens. Dies umfasst sowohl bereits feststehende Neueinstellungen als auch erwartete Abgänge durch Kündigungen, Ruhestand oder andere Gründe. Der fortgeschriebene Personalbestand zeigt uns, wie viele Mitarbeiter voraussichtlich zur Verfügung stehen werden.

\(\text{Fortgeschriebener Personalbestand} = \text{aktueller Personalbestand} + \text{feststehende Zugänge} – \text{erwartete Abgänge}\)

6: Nettopersonalbedarf berechnen

Der Nettopersonalbedarf wird ermittelt, indem der fortgeschriebene Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf abgezogen wird. Diese Berechnung gibt uns Aufschluss darüber, ob eine Über- oder Unterdeckung besteht und ob Maßnahmen zur Personalaufstockung oder -reduktion erforderlich sind.

\(\text{Nettopersonalbedarf} = \text{Bruttopersonalbedarf} – \text{fortgeschriebener Personalbestand}\)

Personalbedarf berechnen: Formel, Rechner & Tabelle

Den Personalbedarf berechnen, ist ein zentraler Aspekt der Personalplanung und entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Mit einer präzisen Berechnung stellen Sie sicher, dass stets ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um betriebliche Ziele zu erreichen.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die notwendigen Formeln, hilfreiche Rechner und anschauliche Tabellen zur Ermittlung Ihres Personalbedarfs.

Die Berechnung des Personalbedarfs in sechs Schritten

Schritt 1: Planungshorizont definieren

In diesem ersten Schritt legen wir fest, für welchen Zeitraum – kurz-, mittel- oder langfristig – der Personalbedarf berechnet werden soll. Diese Entscheidung basiert auf den strategischen Unternehmenszielen und ermöglicht eine zielgerichtete Personalplanung, die sich an den zukünftigen Anforderungen orientiert.

Schritt 2: Aufgabenbereiche festlegen

Es ist essentiell, die verschiedenen Tätigkeitsbereiche innerhalb des Unternehmens genau zu definieren. Hierzu führen wir detaillierte Gespräche mit den Fachabteilungen, um die spezifischen Anforderungen und den Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern zu ermitteln. Dies bildet die Grundlage für eine präzise und bedarfsgerechte Personalplanung.

Schritt 3: Einsatz- und Reservebedarf ausrechnen

Der Einsatzbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter für die täglichen Aufgaben erforderlich sind. Zusätzlich kalkulieren wir den Reservebedarf, um unvorhergesehene Ausfälle, wie Krankheits- oder Urlaubszeiten, abzudecken. Diese Berechnungen sind entscheidend, um eine kontinuierliche Produktivität zu gewährleisten.

Schritt 4: Bruttopersonalbedarf berechnen

Der Bruttopersonalbedarf ergibt sich aus der Summe von Einsatz- und Reservebedarf. Diese Kennzahl gibt uns einen Überblick über die insgesamt benötigte Anzahl an Mitarbeitern, um alle betrieblichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Schritt 5: Fortgeschriebenen Personalbestand ermitteln

In diesem Schritt berücksichtigen wir alle geplanten Zugänge und Abgänge innerhalb des Unternehmens. Dies umfasst sowohl bereits feststehende Neueinstellungen als auch erwartete Abgänge durch Kündigungen, Ruhestand oder andere Gründe. Der fortgeschriebene Personalbestand zeigt uns, wie viele Mitarbeiter voraussichtlich zur Verfügung stehen werden.

Schritt 6: Nettopersonalbedarf berechnen

Der Nettopersonalbedarf wird ermittelt, indem der fortgeschriebene Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf abgezogen wird. Diese Berechnung gibt uns Aufschluss darüber, ob eine Über- oder Unterdeckung besteht und ob Maßnahmen zur Personalaufstockung oder -reduktion erforderlich sind.

Nach der Berechnung des Personalbedarfs

Basierend auf dem Nettopersonalbedarf ergreifen wir gezielte Maßnahmen:

  1. Personalüberdeckung: Wir prüfen die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle oder die Umverteilung von Aufgaben, um die Mitarbeiterkapazitäten optimal zu nutzen.
  2. Personalunterdeckung: Gezielte Rekrutierungsmaßnahmen werden eingeleitet, um qualifizierte neue Mitarbeiter zu gewinnen und die bestehenden Lücken zu schließen.
  3. Unzureichende Qualifikationen: Entwicklung und Implementierung von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Anpassung der Anforderungsprofile, um die Qualifikationslücken zu schließen und die Mitarbeiterkompetenzen zu stärken.

Super schnelle Personalbedarfsrechnung

Nun noch eine Berechnungsart, die sehr viel einfacher ist, aber natürlich auch etwas ungenauer. Generell gilt: Von den Tagen pro Jahr (365 Tagen) werden 104 Samstage und Sonntage sowie 11 Feiertage abgezogen. Dann werden weiterhin noch 20 Urlaubstage abgezogen, bleiben genau 230 Arbeitstage übrig.

Geht man nun von einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden aus (40 Stunden Woche), kommt man auf 1840 Arbeitsstunden, die ein Mitarbeiter pro Jahr leisten kann, im Optimalfall ohne Krankheit. Wenn man nun weiß, wie viel eine bestimmte neue Aufgabe an Zeit benötigt, kann man ausrechnen, wie viele Mitarbeiter man braucht.

Beispiel:

1. Arbeitstage pro Jahr: 230 Tage
2. Arbeitszeit pro Tag: 8 Stunden
3. Jährliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter: \(230 \text{ Tage} \times 8 \text{ Stunden} = 1840 \text{ Stunden}\)

Berechnung der benötigten Mitarbeiter:

Wenn eine neue Aufgabe beispielsweise 9200 Stunden pro Jahr benötigt, können Sie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter wie folgt berechnen:

\(\text{Anzahl der Mitarbeiter} = \frac{\text{Gesamte benötigte Arbeitszeit}}{\text{Jährliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter}}\)

Für das Beispiel:

\(\text{Anzahl der Mitarbeiter} = \frac{9200 \text{ Stunden}}{1840 \text{ Stunden}} = 5\)

Somit würden 5 Mitarbeiter benötigt, um die Aufgabe zu bewältigen.

Formeln

\(Einsatzbedarf = \frac{\text{Arbeitsmenge} \times \text{Arbeitszeit}}{\text{Regelarbeitszeit}} + \text{Reservebedarf}\) \(\text{Verteilzeitfaktor} = \frac{\text{Fehlzeiten}}{\text{tatsächliche Arbeitstage}}\) \(\text{Reservebedarf} = \text{Einsatzbedarf} \times \text{Verteilzeitfaktor}\) \(\text{Bruttopersonalbedarf} = \text{Einsatzbedarf} + \text{Reservebedarf}\) \(\text{Fortgeschriebener Personalbestand} = \text{aktueller Personalbestand} + \text{feststehende Zugänge} – \text{erwartete Abgänge}\) \(\text{Nettopersonalbedarf} = \text{Bruttopersonalbedarf} – \text{fortgeschriebener Personalbestand}\)
Wochenarbeitszeit Arbeitstage pro Jahr Arbeitszeit pro Tag (Stunden) Jährliche Arbeitszeit (Stunden)
40 Stunden Woche 230 Tage 8 Stunden 1840 Stunden
39 Stunden Woche 230 Tage 7,8 Stunden 1794 Stunden
38 Stunden Woche 230 Tage 7,6 Stunden 1748 Stunden
37 Stunden Woche 230 Tage 7,4 Stunden 1702 Stunden
36 Stunden Woche 230 Tage 7,2 Stunden 1656 Stunden
35 Stunden Woche 230 Tage 7 Stunden 1610 Stunden

Nach der Berechnung des Personalbedarfs

Basierend auf dem Nettopersonalbedarf ergreifen wir gezielte Maßnahmen:

  1. Personalüberdeckung: Wir prüfen die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle oder die Umverteilung von Aufgaben, um die Mitarbeiterkapazitäten optimal zu nutzen.
  2. Personalunterdeckung: Gezielte Rekrutierungsmaßnahmen werden eingeleitet, um qualifizierte neue Mitarbeiter zu gewinnen und die bestehenden Lücken zu schließen.
  3. Unzureichende Qualifikationen: Entwicklung und Implementierung von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Anpassung der Anforderungsprofile, um die Qualifikationslücken zu schließen und die Mitarbeiterkompetenzen zu stärken.

Definition: Was ist der Personalbedarf?

Der Personalbedarf bezeichnet die Anzahl an Mitarbeitern, die ein Unternehmen benötigt, um seine betrieblichen Aufgaben und Ziele effektiv und effizient zu erfüllen. Dabei wird unterschieden zwischen quantitativem und qualitativem Personalbedarf.

Quantitativer Personalbedarf: Dieser Wert bezieht sich auf die Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden, um bestimmte Aufgaben zu bewältigen. Er kann weiter unterteilt werden in den Bruttopersonalbedarf, der die gesamte benötigte Belegschaft umfasst, und den Nettopersonalbedarf, der die Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem aktuellen Personalbestand darstellt.

Qualitativer Personalbedarf: Dieser Wert hingegen bezieht sich auf die Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen, die die Mitarbeiter mitbringen müssen, um die Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Dieser Aspekt des Personalbedarfs berücksichtigt nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch soziale und methodische Kompetenzen.

Der Personalbedarf wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst, darunter:

  1. Unternehmensstrategie und -ziele: Langfristige Planungen und kurzfristige Ziele bestimmen die benötigte Anzahl und Art der Mitarbeiter.
  2. Marktbedingungen: Wirtschaftliche Schwankungen, technologische Entwicklungen und Wettbewerbsdruck können den Personalbedarf verändern.
  3. Betriebsorganisation: Veränderungen in der Arbeitsorganisation, wie z.B. die Einführung neuer Technologien oder Prozessoptimierungen, können den Bedarf an Personal beeinflussen.
  4. Gesetzliche und tarifliche Regelungen: Arbeitszeitgesetze, Urlaubsansprüche und tarifliche Vereinbarungen spielen eine Rolle bei der Berechnung des Personalbedarfs.

Die Ermittlung des Personalbedarfs ist ein zentraler Bestandteil der Personalplanung und -steuerung. Sie stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit über ausreichend qualifiziertes Personal verfügt, um effizient arbeiten und wettbewerbsfähig bleiben zu können.

Dabei kommen verschiedene Methoden und Instrumente zum Einsatz, wie z.B. Soll-Ist-Vergleiche, Kennzahlenanalysen und statistische Verfahren.

Eine sorgfältige Personalbedarfsplanung trägt dazu bei, Über- oder Unterbesetzungen zu vermeiden, die Mitarbeitermotivation zu fördern und die Betriebskosten zu optimieren.

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